Чтобы привлечь сотрудника к ответственности за проступок, нужны доказательства. ТК не прописывает процедуру проведения расследования и сбора доказательств. Давайте попробуем разобраться в этом вопросе вместе с компанией «Правовой эксперт». Чтобы провести внутреннее расследование, рассмотрим алгоритм из нескольких шагов. Например, проверьте, как соблюдается положение о проведении тендеров и выборе поставщиков или охраняется конфиденциальная информация компании. Рекомендуется включать в состав комиссии работников, которые занимаются предметом расследования. Например, если расследуете нарушение в сфере информационных технологий, привлеките IT-специалистов, которые разбираются в соответствующих IT-ресурсах. Лучше включать в состав комиссии доверенных лиц, которые не разгласят информацию и не навредят проверке. Полезна помощь и сторонних консультантов для независимой оценки фактов, например юристов или финансистов. Приказ подписывается лицом, которое полномочно подписывать такие приказы, например директором компании. В приказе определите предмет расследования, сроки проведения, назначьте членов комиссии и установите их полномочия. Если расследуете финансовые вопросы, например дачу взятки или хищение, прямо укажите в приказе, что комиссия будет проводить «проверку финансово-хозяйственной деятельности компании». Это позволит увеличить срок давности для привлечения нарушителей к дисциплинарной ответственности. По общему правилу он составляет шесть месяцев со дня проступка, а при проверке финансово-хозяйственной деятельности — два года. Укажите в документе, что расследование и его результаты — конфиденциальная информация. Упоминать об ответственности за разглашение не нужно, так как это напрямую следует из ТК РФ. Не перечисляйте в приказе интервьюируемых работников и третьих лиц, так как в процессе интервью список может изменяться. И если список уже установлен приказом, потребуется принять еще один документ для уточнения. Документ не относится к локальным актам, которые связаны с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с приказом работника, в отношении которого ведется расследование.68 ТК Сделайте это до проведения интервью. Детально изучите внутренние документы компании, локальные нормативные акты и иные материалы, которые относятся к предмету расследования. Чтобы изучать документы, которые содержат персональные данные работников, предварительно получите их согласие на обработку. Согласие можно получить либо до начала интервью, либо во время его проведения. Формулировка о согласии на обработку для проведения расследования может быть в локальном акте. Но от работника все равно потребуется согласие на передачу персональных данных третьим лицам, если для расследования привлекаются сторонние консультанты. Работодатель обязан получить такое согласие. В ином случае компанию могут оштрафовать на сумму до 75 тыс. рублей за нарушение законодательства. Опросить нужно всех работников, которые располагают полезной информацией для цели расследования. Например, если предмет расследования — финансовые операции, задайте вопросы сотруднику бухгалтерии или финансового отдела. Иногда полезно провести интервью с потенциальными виновниками, а иногда наоборот, так как есть риск, что они запаникуют и оформят больничный. Или уничтожат данные, которые подтверждают их вину. Сделайте резервные копии данных или ограничьте доступ к программам. При этом ограничение доступа не должно привести к тому, что работник не сможет выполнять свои прямые обязанности. Как защитить корпоративные секреты — читайте в нашей статье. Временно перевести предполагаемого виновника на другую работу или оформить простой по вине работодателя не получится. Такие действия нужно обосновать, и в итоге они могут навредить компании. Более безопасно на время проверки выдать работнику служебное задание в рамках его трудовой функции, для которого не требуется использовать внутренние системы и базы данных. До начала интервью составьте перечень вопросов. Задавайте вопросы так, чтобы получить на них максимально детальный ответ. Есть два типа вопросов: общие и предметные. К общим относятся вопросы в отношении работника, его роли и функции в компании, порядке взаимодействия с другими отделами. Предметные раскрывают суть расследования. Если оно связано с использованием IT-ресурсов, можно спросить:
  • работаете ли вы из дома;
  • если да, как подключаетесь к IT-системам;
  • используете ли в работе личный компьютер или свое программное обеспечение;
  • используете ли карты памяти, переносите ли на них данные;
  • передавали ли свой логин и пароль от рабочего компьютера третьим лицам;
  • где храните свой логин и пароль и т. д.
Во время интервью или сразу после него составьте протокол. Протокол подписывают и те, кто берет интервью, и те, кто его дает. Проводите опрос в присутствии минимум двух свидетелей. С согласия интервьюируемого можно вести аудио- или видеосъемку. Можно попросить работника ответить на вопросы письменно. Отказ от письменных либо устных ответов оформите актом в присутствии минимум двух свидетелей. Привлечь к ответственности за отказ от интервью не получится, даже если обязанность проходить его есть в локальном акте. Исключение — случаи, которые связаны с охраной труда. Например, работник не сообщил об известной ему информации, которая влияет на безопасность людей и производства. Но в рамках внутреннего расследования такие инциденты обычно не рассматривают. Комиссия анализирует факты, которые выявлены в ходе расследования, и устанавливает, были ли нарушения и кто их допустил. После анализа составляется отчет, который подписывается всеми членами комиссии. Чем формальнее цель расследования, тем формальнее должен быть отчет, то есть каждый факт должен быть подтвержден документально.